Det er muligt at arbejde hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten. Og nej, dette er ikke en joke, en joke eller umulig. En opgave kan tage mindre tid, hvis du laver en plan, minimerer distraktioner og samarbejder intelligent.
I denne artikel fortæller vi dig, hvilke strategier du skal implementere i din dagligdag, så du, udover at afslutte dit ansvar hurtigere uden at gå på kompromis med niveauet, har tid til overs for dig selv! Uanset om du vil hvile eller hellige dig dine hobbyer.
Hvordan arbejder man hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten?
Her er de vigtigste punkter, du skal huske at arbejde hurtigere med kvalitet.
1. Samarbejd intelligent
I de senere år er “det møde kunne have været en e-mail” blevet en så populær sætning, og endda et meme. I en undersøgelse foretaget af Korn Ferry gav 67 % af arbejderne udtryk for, at overdrevne møder forhindrer dem i at få deres arbejde gjort. Overdrevne møder er blot et eksempel på ineffektivt samarbejde på arbejdspladsen. Der er også problemer, der stammer fra interne chatsystemer, overvældende e-mail-tråde og endda forvirrende opgaver.
I dag, hvor mange teams arbejder eksternt fra distribuerede lokationer, er det vigtigt at forbedre gennemsigtigheden og minimere overkommunikation. En måde at gøre dette på er med et samarbejdsværktøj som Hive, der bringer alle teamkommunikationssystemer, dokumenter og opgaver ind i et centraliseret dashboard.
2. Stop multitasking
Du kan ikke være supervisor, essay forfatter hjælper, revisor eller projektleder på samme tid, kan du ikke? Har du nogensinde spekuleret på, hvordan du kan arbejde på 5 ting på én gang, men aldrig opnå noget? Det er fordi multitasking er en produktivitetsmyte. Det har vist sig, at det tager 40 % længere tid at udføre opgaver ved multitasking.
Alternativet? Monotasking. Som du kan forestille dig, refererer dette til at udføre en enkelt opgave ad gangen, i kortere intervaller, der korrelerer med den gennemsnitlige menneskelige opmærksomhed på ca. 18 til 20 minutter. Hvis du har problemer med at fokusere på en enkelt opgave, så hold dig væk fra distraktioner. Sluk for dine notifikationer, luk ubrugte browserfaner, og vær opmærksom på, hvor meget hurtigere du kan arbejde, når du fokuserer på én ting.
3. Lav en plan
Du kan reducere mængden af tid mellem opgaverne, når du planlægger din hverdag på forhånd. Disse tre faser vil hjælpe dig med at organisere dit arbejde:
- Lav en liste over alt, hvad du skal klare i dag. Dette vil hjælpe dig med at holde styr på det forestående arbejde og forhindre overbelastning. Bare vær sikker på, at din plan er gennemførlig og opnåelig. I den tid, du har til rådighed, skulle du være i stand til at gennemføre alt, hvad du havde planlagt.
- Lav en huskeliste, der kun indeholder de store, tidskrævende opgaver. Hvis du også tilføjer mikroopgaver, vil din opgaveliste blive overbelastet, hvilket forårsager unødvendig spænding og indtryk af, at du aldrig får noget gjort. Gnid et job af listen, når du fuldfører det.
- Lav langsigtede planer. Planlæg eventuelle kommende deadlines og feriedage for at sikre, at du afslutter din opgave til tiden. Du kan nyde dine pauser uden at bekymre dig om arbejdet, hvis du forbereder dig på forhånd. Tilføj påmindelser til din kalender for at hjælpe dig med at forblive proaktiv.
4. Brug en timer, mens du arbejder
Dette er et simpelt trick til at arbejde hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten. Du kan overvåge, hvor lang tid du bruger på at arbejde på hvert job ved at bruge et stopur eller en timer. Når du giver dig selv en bestemt mængde tid til at fuldføre hver opgave, presser du dig selv til at fuldføre dem hurtigere.
Parkinsons lov i erhvervslivet siger, at “arbejdet udvides for at udfylde den tid, der er tildelt det.” Dette indebærer, at hvis du ikke har mange gøremål at udføre, vil en af dem tage længere tid, end den burde. I denne tilgang giver du indtryk af, at du har arbejdet hele dagen, mens du spilder en masse tid.
Du kan tage længere tid end nødvendigt at udføre en opgave, hvis du ikke afsætter en bestemt tid til den. For at fremskynde dit job i løbet af dagen skal du derfor oprette præcise tidsbestemte mål for hver opgave.
5. Sæt trinvise mål
En måde at øge produktiviteten og motivationen på er at sætte små milepæle, der leder op til det overordnede mål. Disse mindre mål vil give dig noget at arbejde hen imod i umiddelbarheden, hvilket booster motivationen og forhindrer dig i at fare vild i det store billede. For at arbejde hurtigere uden at ofre kvaliteten er dette et must.
Opstilling af mål er ikke kun en bedste praksis for arbejde, det er velkendt for at påvirke succes. At gøre det skaber momentum, da det at have et identificeret mål stimulerer dit ønske om at nå dertil så hurtigt som muligt.
6. Minimer distraktioner
Prøv at minimere distraktioner, mens du arbejder. Du kan for eksempel slukke for fjernsynet eller radioen, medmindre det er til musik, der hjælper dig med at koncentrere dig. Du kan også overveje at slukke din telefon eller sætte den på vibrering. En god måde at undgå fristelser på er at holde din mobiltelefon ude af syne. Hvis du har den ved hånden og kigger på dens skærm, tænder du den bare for at se, om du har noget, og du bliver fristet til at gå ind på netværkene uden at opdage, at du har tabt en halv time.
Hvis du arbejder hjemmefra, så luk døren for at undgå at blive forstyrret af andre. Men hvis du ikke har et værelse for dig selv, kan du bruge høretelefoner med musik, så du undgår at blive distraheret af lyde og snakken omkring dig.
7. Gruppér lignende opgaver sammen
Når du fokuserer på relaterede opgaver, bruger du mindre tid på at skifte mellem forskellige opgaver. For eksempel kan du dedikere en vis mængde tid til at besvare alle dine e-mails eller planlægge en liste over telefonopkald i rækkefølge. Derefter går du videre til at uploade oplysninger. Derefter går du videre til kundeopkald. Og så videre.
Hver gang du starter en type opgave, skal du tænke over, hvad du skal lave, og du kan have brug for forskellige typer værktøjer til hver opgave, hvilket betyder spildtid. Hvis du laver alle lignende opgaver sammen, undgår du det. Prøv det!
8. Tag dig tid til at afbryde forbindelsen fra arbejdet
Dette er et godt tip til at afslutte denne liste over, hvordan du arbejder hurtigere uden at ofre kvaliteten. At afsætte personlig tid til at afbryde forbindelsen fra arbejdet kan øge din produktivitet. Planlæg en pause i løbet af dagen og ugen, og fokuser på at gøre noget, du nyder i den personlige tid.
For eksempel kan du bruge de første par timer af din dag på at gøre noget, der betyder noget for dig, såsom yoga, gå en tur eller lege med dine børn. Dette skulle hjælpe dig med at rense dit sind, få dig i bedre humør og holde dig fokuseret i arbejdstiden, så du kan arbejde hurtigere.
Du bør også prøve at koble fra arbejdsrelaterede tanker i weekenden, så du kan komme tilbage til arbejdet frisk og klar hver uge. Det kan være nyttigt at oprette separate e-mail-konti, dvs. ikke have personlige og professionelle e-mails i samme postkasse. På denne måde vil du begrænse din adgang til professionelle beskeder i løbet af weekenden.
Hvordan klarer du at arbejde hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten?
Der er mange måder at arbejde hurtigere på uden at gå på kompromis med kvaliteten. Ved at teste disse foranstaltninger foreslår vi, at du kan se, hvilke du føler dig mere tryg ved, og hvilke der er mere effektive for dig. Det vigtige er, at du finder en måde at holde fokus på og forbedre din produktivitet.